İş yerində məhsuldarlığınızı artırmaq üçün ən yaxşı proqramlar

İşdə diqqəti toplamaq bəzən fırtınada hoqqabazlıq etmək kimi hiss olunur, lakin kiçik düzəlişlər sürətlə toplana bilər. Məhsuldarlıq tətbiqləri niyyət və icra arasındakı boşluğu aradan qaldırmağa kömək edir.

İstər layihələri idarə edin, istərsə də izdihamlı gələnlər qutusunun öhdəsindən gəlməkdən asılı olmayaraq, məhsuldarlıq tətbiqləri işçilərə gündəlik iş rejimini asanlaşdırmağa imkan verir. Onlar yalnız məşğul işi deyil, real nəticələri təşviq edir və prioritetlər üçün vaxt ayırırlar.

Bu məqalə nəzərəçarpacaq təkmilləşdirmə üçün məhsuldarlıq proqramlarından istifadə etməyin praktik yollarını araşdırır. Bu strategiyaları araşdırın və siz dərhal iş prosesinizə yeni bacarıqlar tətbiq etməyə başlaya bilərsiniz.

Tapşırıqların İdarə Edilməsi Rutinləri ilə Gündəlik Əsas Qaydaları təyin edin

Gündəlik strukturların yerinə yetirilməsi proqnozlaşdırıla bilən, mütəşəkkil tərəqqiyə gətirib çıxarır. Tapşırıqların idarə edilməsi üçün proqramlar bunu asanlaşdırır: onlar diqqətinizi yayındıran şeylərə deyil, real prioritetlərinizə diqqət yetirməyə kömək edir.

Günə bir yoxlama siyahısı ilə başlayanda özünüzə bir yol xəritəsi verirsiniz. Rəqəmsal görüləcək işlər siyahılarında ixtisaslaşan alətlər bu ehtiyaca cavab verir və hər şeyi sinxronlaşdırır.

Bir Alət seçin və bir həftə onunla qalın

Hər bir məhsuldarlıq tətbiqini bir anda sınamaq hədsiz hiss edir. Bunun əvəzinə bir alət seçin, yalnız ondan istifadə edin və onun iş üsulunuzu tamamlayıb-tamamladığını mühakimə edin.

Seçdiyiniz tətbiqin tapşırıqları layihə və ya son tarixə görə qruplaşdırmağı asanlaşdırıb-asan etmədiyinə baxın. Avtomatik təkrarlanan xatırlatmaları təyin etməyin asan olub olmadığını yoxlayın.

Günün sonunda dediklərinizə qulaq asın: "Mən əslində planlaşdırdığımı bitirdim!" Bunu üç gün davam edərək deyirsinizsə, doğru yoldasınız. Eyni proqramdan istifadə etməyə davam edin.

Sadə Etiketlər və Filtrlər ilə Rutininizi avtomatlaşdırın

Etiket və etiket xüsusiyyətləri olan məhsuldarlıq tətbiqləri ani kateqoriyalara ayırma təmin edir. Tapşırıqları təcili olaraq etiketləməklə başlayın: "bu gün", "bu həftə" və ya "nə vaxt". Prioritetlər bir baxışla görünür.

Fokuslanmış işə hazır olduğunuz zaman xüsusi layihələri çeşidləmək və nəzərdən keçirmək üçün filtrlərdən istifadə edin. Avtomatlaşdırma əsas baxışınızdan dağınıqlığı uzaqlaşdırır, beləliklə, sizi yarımçıq fikirlər yayındırmaz.

Praktik addım: hər cümə günü “nə vaxt” siyahınızı nəzərdən keçirin və ya mühüm elementləri əsas tapşırıqlarınıza təqdim edin, ya da lazımsız olduğu ortaya çıxanları arxivləşdirin.

Real fokus vaxtlarını təyin edin və diqqəti yayındıranları aradan qaldırın

Fokus vaxt bloklarının strukturlaşdırılması dərindən işləməyə imkan verir. Fokus taymerləri, blokerlər və bildirişləri olan məhsuldarlıq tətbiqləri bu nizam-intizamı gündəlikinizdə möhkəmləndirməyə kömək edir.

Qısa, vaxtlı iş seanslarını planlaşdırmaq diqqətinizi artırır. Düzgün proqram sizi dərin işə sövq edə və fasilədən sonra yumşaq bir şəkildə geri çəkə bilər.

Tətbiq Dəstəyi ilə Pomodoro Texnikasını həyata keçirin

Pomodoro taymerləri iş gününü qısa, fokuslanmış fasilələrdən sonra istirahətlərə ayırır. Dözümlülüyünüz artdıqca çeviklik üçün fərdiləşdirilə bilən blok uzunluğu olan proqram seçin.

• Hər taymer dövrünə həmin 25 dəqiqə üçün bir açıq məqsədlə başlayın: məsələn, “Gələnlər qutumu təmizləyin”. Tək bir məqsədə bağlandıqda irəliləyiş daha hiss olunur.
• Fasilələri bildirmək üçün bildirişlərdən və ya unikal səslərdən istifadə edin. Bu, beyninizi fasilələr deyil, qısa fasilələri mükafat kimi görməyə öyrətməyə kömək edir.
• Məhsuldarlıq tətbiqinin parametrləri daxilində hər bir iş bloku zamanı bütün bildirişləri söndürün ki, qeyri-iş siqnalları sizi cəlb etməsin.
• Seanslar arasında ayağa qalxın və uzanın. Tətbiqlər bədəninizin işarələrini əvəz etmir - həm ağıl, həm də əzələləri bərpa etmək üçün fasilələrdən istifadə edin.
• Dörd dövrədən sonra əks etdirin. Nəyin asan göründüyünü və nəyin sürükləndiyini qeyd edin. Müşahidələrinizə uyğunlaşdırmaq üçün sabah sessiya məzmununu tənzimləyin.

Bu quruluşa ciddi yanaşmaq, diqqətinizi gününüzün müntəzəm hissəsinə çevirir.

Həddindən artıq yüklənmənin qarşısını alan ağıllı bildirişləri qurun

Həddindən artıq yüklənmiş bildirişlər tərəqqini pozur. Layihənizdəki son tarixlərə və ya vacib dəyişikliklərə birbaşa bağlı olanlara xatırlatmaları məhdudlaşdırmaq üçün məhsuldarlıq tətbiqlərinizi tənzimləyin.

• Görüşlər, tapşırıqların son tarixləri və əsas layihə yeniləmələri üçün xəbərdarlıqlara üstünlük verin. Rahatlıq üçün əməkdaşlıq alətləri daxilində sosial funksiyaları və ya diqqəti cəlb etməyən yazıları səssizləşdirin.
• Daha az təcili bildirişlər üçün təyin olunmuş “tutma” dövrlərini planlaşdırın ki, vacib yeniləmələr heç vaxt darmadağın edilmiş xəbərdarlıq qabının altında itməsin.
• Təqvim bildirişləri üçün telefonunuzu və ya iş masanızı yalnız bir proqramla məhdudlaşdırın. Həddindən artıq çox mənbə çaşqınlığa səbəb olur və xəbərdarlıqların dəyərini azaldır.
• Aktiv saatlarda bütün qeyri-iş qrup söhbətlərini susdurun. İşdə diqqətinizi toplamaq üçün məhsuldarlıq proqramlarından istifadə etdiyinizi izah etsəniz, dostlar başa düşəcəklər.
• Hər ay hər bir tətbiqin defolt parametrlərini nəzərdən keçirin. Bir çoxları öz funksiyalarını yeniləyir və yeni bildiriş seçimləri əlavə edir - onları keçən ilki vərdişlərə deyil, cari iş tərzinə uyğunlaşdırmaq üçün düzəldin.

Hər bir çimdik məhsuldarlıq tətbiqlərinin sakitlik üçün həll yolu deyil, stress mənbəyinə çevrilməməsinə kömək edir.

Sürətli kontekst keçidi və əməkdaşlıq üçün iş axınının xəritəsini çıxarın

Birgə tətbiqlər paylaşılan lövhələr və inteqrasiya olunmuş rabitə təmin etməklə komanda işini sürətləndirir. Hər kəs həqiqətin mərkəzi mənbəyi kimi eyni vasitələrdən istifadə etdikdə şəffaflıq yaxşılaşır.

Vizual lövhələr sonsuz status yeniləmə e-poçtlarını sürüklə və buraxma sadəliyi ilə əvəz edir. İndi hər bir komanda üzvü öz parçasının hara uyğun olduğunu bilir, bu da daha az anlaşılmazlıq deməkdir.

Tətbiqdə Təmiz Layihə Sahiblərini və Növbəti Addımları təyin edin

Məhsuldarlıq tətbiqinizdə hər bir fəaliyyət elementinin görünən sahibi və real son tarixi olmalıdır. “Növbəti məsul şəxsin” təyin edilməsi qeyri-müəyyənliyi aradan qaldırır.

Rəhbərlik edirsinizsə, həftədə iki dəfə şuranın tapşırıqlarını nəzərdən keçirin və kartların sahiblərinin və ya növbəti addımların olub olmadığını yoxlayın. Birbaşa dildən istifadə edərək sprint standupları zamanı bunu açıq şəkildə qeyd edin: "Anna, cümə gününə qədər buna sahibdir."

Komanda üzvləri maneə ilə qarşılaşsalar, tətbiq daxilində şərh verməlidirlər - daha barmaqlarını keçmək və kiminsə vaxtı keçmiş tapşırığı görməsinə ümid etmək olmaz.

Status görüşlərini əvəz etmək üçün şərh mövzularından istifadə edin

Cari tapşırıqlar haqqında söhbətlər həmişə məhsuldarlıq tətbiqləri daxilində kontekstdə baş verir - aydın olmayan istinadlarla dolu e-poçt zəncirlərindən qaçın. Hər yeniləmə layihənin tarixinin bir hissəsinə çevrilir.

Təklif olunan dəyişikliklə razı deyilsinizsə, əsaslandırmanızı şərh olaraq göndərin. Beləliklə, komanda üzvləri hər iki tərəfi və arxa planı görürlər.

Hər cümə axşamı qısa bir xülasə verin: "Bütün lövhə şərhlərini nəzərdən keçirin, bloklayanları tapsanız, günortaya qədər cavab verin." Bu, real vaxt məlumatlılığı yaradır və başqa bir rəsmi görüşə olan ehtiyacı əvəz edir.

Tətbiq Boşluqlarını Bridge: Təqvimləri, Qeydləri və Bulud Fayllarını Birində Sinxronlaşdırın

Təqvim, qeydlər və fayl saxlama proqramlarını daha az tablosunda birləşdirmək daha az platformalar arası baş ağrısı deməkdir. İnteqrasiyaya imkan verən məhsuldarlıq proqramları yeniləmələr üçün itki ovunu azaldır.

Görüşləriniz, qeydləriniz və fayllarınız bir sistemdə yaşadıqda, pəncərələri dəyişdirməyə daha az vaxt itirirsiniz və layihələri irəli aparmağa daha çox vaxt sərf edirsiniz.

• Məhsuldarlıq tətbiqinizin daxilində xəbərdarlıqlarla görüşmək üçün daxili inteqrasiyalar və ya üçüncü tərəf birləşdiriciləri ilə əsas təqviminizi tapşırıq menecerinizə qoşun.
• Qeyd URL-lərini köçürməklə və ya yerli funksiyalardan istifadə etməklə qeydləri xüsusi tapşırıqlarla əlaqələndirin – artıq yoxlanılmamış siyahılar dənizində axtarış aparmayın.
• Bulud yaddaşınızı layihənin idarə paneli ilə avtomatik sinxronizasiya edin, ona görə də əlavə edilmiş fayllar həmişə ən son versiyanı əks etdirir.
• Görüşlər zamanı ani kontekst üçün təqvim qeydlərinizdə resurslara keçidlər daxil edin.
• Ani tapşırıq üçün komanda yoldaşlarını birbaşa tapşırıqlara və ya qeydlərə etiketləyin; bu, məsuliyyəti aydınlaşdırır və prosesinizin hər bir addımından qeyri-müəyyənliyi aradan qaldırır.

Bu inteqrasiyaları təcrübədən keçirdikdən sonra heç vaxt əlaqəsi kəsilmiş alətlərlə hoqqabazlığa qayıtmaq istəməyəcəksiniz.

Şəxsi iş axını planınızı qurun və həftəlik təkrarlayın

Böyük məhsuldarlıq tətbiqləri sizə iş axını şablonunuzu tərtib etməyə imkan verir. Ən uyğun şablonlarla başlayın; sonra, daha çox şəxsi effektivlik üçün strukturları hər həftə nəzərdən keçirin və uyğunlaşdırın.

Planınızı yaratmaq birdəfəlik hadisə deyil - bu, davamlı sınaqdır. Bir həftə, siz görüş qeydlərini azaltmağa diqqət edə bilərsiniz; növbəti dəfə təkrarlanan tapşırıqları sadələşdirəcəksiniz.

• Hər cümə günü 15 dəqiqənizi cari lövhənin quraşdırılmasına nəzər salmağa ayırın. Diqqət çəkməyənlərdən asılı olaraq siyahıları köçürün və ya birləşdirin.
• İki həftə ərzində toxunulmamış istənilən tapşırığı arxivləşdirin. Köçürməyibsə, çox güman ki, təcili deyil.
• Spot darboğazları - əgər müəyyən siyahı həmişə uzanırsa, onu iki daha dar sütuna bölün.
• Cari tətbiqiniz inkişaf edən planınızı asanlıqla idarə edə bilmirsə, alətləri dəyişdirin. Yalnız vərdişdən kənar məhsuldarlıq proqramı ilə bağlı qalmayın.
• Ani müsbət rəy və vizual motivasiya üçün tapşırıqları və ya layihələri tamamladıqdan sonra köçürdüyünüz "qaliblər" lövhələri yaradın.

Sınaq və yeniləmə iş prosesinizin inkişaf edən layihələrinizin tələb etdiyi qədər effektiv qalmasına zəmanət verir və hər bir məhsuldarlıq tətbiqinin güclü tərəflərindən həqiqətən istifadə edir.

Diqqət: Əlçatanlıq və Cihaz Uyğunluğu

Ən effektiv məhsuldarlıq proqramları hər cihaza və iş tərzinə uyğunlaşır. Masanızdan çıxan kimi sıradan çıxan bir iş masasında mükəmməl iş axınının heç bir dəyəri yoxdur.

Etibarlı mobil və veb versiyaları olan alətlər seçin ki, iş sizi harada tapırsa, yolda, görüşdə və ya evdə iş qrafikiniz, qeydləriniz və tapşırıqlarınız yenilənsin.

Quraşdırmanı hər bir iş mühitinə uyğunlaşdırın

Ən kritik tətbiqlərinizi bütün cihazlarda sinxronizasiya etməklə başlayın. Təqvim tədbirlərinin, bu günün görüləcək işlərinin və ən yaxşı layihə qeydlərinin hər girişdə bir-birini əks etdirməsini istəyirsiniz.

Sevimli cihazınızda ləngimə performansı və ya çatışmayan funksiyalar görsəniz, bunu prioritet olaraq təyin edin. Yalnız cihaz uyğunsuzluğu səbəbindən son tarixləri və ya mühüm bildirişləri qaçırmayın.

Tapşırıq sisteminizin işlək ehtiyat nüsxəsini özünüzlə aparın - istər minimalist mobil proqramlar, istər veb idarəetmə paneli, istərsə də səyahət günləri üçün çap materialı. Şübhə yarandıqda, sadəlik heç bir şeyin çatlardan sürüşməməsini təmin edir.

Maksimum Məhsuldarlıq üçün Əlçatanlığı Təkmilləşdirin

İş prosesinizdən sürtünməni aradan qaldırmaq üçün məhsuldarlıq proqramlarınızda əlçatanlıq parametrlərindən istifadə edin - şrift miqyası, rəng korluğu rejimləri və ya klaviatura qısayolları. Kiçik düzəlişlər gündəlik rahatlığa böyük təsir göstərir.

Həmkarlarınızdan hansı əlçatanlıq xüsusiyyətlərinin onlara daha çox kömək etdiyini soruşun. Kimsə hər həftə bir neçə saat qənaət edən səs diktəsi qısayolunu və ya ekran oxuma skriptini paylaşa bilər.

Bu düzəlişləri proqram quraşdırma yoxlama siyahınızın bir hissəsi kimi yadda saxlayın. Hər yeni alətin qəbulu on dəqiqəlik əlçatanlıq parametrlərini ehtiva etməlidir. Bunu etmək, alətlərinizin ehtiyaclarınıza, eləcə də iş axınınıza uyğun olması deməkdir.

Məhsuldarlıq Tətbiqləri ilə Ardıcıllığın Gücləndirilməsi

Tapşırıqların idarə edilməsi, fokus rejimi və tətbiq inteqrasiyaları haqqında öyrəndiklərinizi tətbiq etmək gündəlik nəticələrinizi dəyişdirir. Məhsuldarlıq tətbiqlərinin on yaxşı yerləşdirilmiş istifadəsi ilə hər bir iş prosesi ölçülə bilən qazanc görür.

Bu strategiyalar həm qrup əməkdaşlığını, həm də şəxsi nəticəni dəstəkləyir. Siz bildirişləri optimallaşdırdığınızda, ötürülmələri avtomatlaşdırdığınızda və həftəlik nəzərdən keçirdiyiniz zaman nəticələr qısamüddətli enerji partlayışlarından daha uzun müddət davam edir.

Rutinləri nə qədər çox fərdiləşdirsəniz, hər bir məhsuldarlıq proqramı bir o qədər əsl tərəfdaşa çevrilir - bu, iş vərdişlərinizi sakitcə daha yaxşıya doğru formalaşdırır. Düzgün quraşdırma hər ay saatlara çevrilən dəqiqələrə qənaət edir.